| 吉林工程职业学院 摘要：归档文件材料的整理是将零乱的文件材料进行基本的系统化分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程。本文通过介 绍归档文件整理的原则，论述了归档文件的相关整理技巧。 关键词：归档文件；整理；原则；技巧 《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）的实施，为归 档文件整理工作带来了福音，还为其指明了发展方向，并促进了 档案管理工作的现代化。但是在现实的归档文件整理工作中，还 需要针对归档文件的整理原则，不断借鉴有效的整理方法来创新 整理技巧，从而提高整理效率。 一、归档文件整理的原则 在归档文件整理中，应遵循以下原则来进行整理工作： （一）同一性原则 《规则》强调的同一性原则主要指的是文件的相关性和来源 性，如对那些具有同一事由的相关文件应将其整理在同一档案盒 内，而不能将其与其他文件混装，以使其形成一个有机的整体， 并保持实体的有机整体性；对那些有着相同来源的文件，如同属 一个单位或一个上级机关的文件，应根据文件的形成机关及其内 部组织机构上的联系整理档案，这样按照来源来区分整理文件， 就会较好地保持文件在组织机构方面的联系，避免同一立档单位 形成的档案被拆散。 （二）程序化原则 归档文件整理作为文书管理工作的结尾，不仅是文书管理与 档案管理的结合部，更是文档一体化管理的“接口”。因此，在 整理过程中，只有将就程序化原则才能保证被整理的归档文件井 然有序，并最终达到归档文件整理水平。程序化原则首先要求操 作的规范化。比如规范操作程序，确定每一个程序中的主要内容、 操作要领和技术要求以及质量标准，这样才能做到程序项目明 确。 （三）灵活性原则 灵活原则是指在《规则》规定的新方法整理归档文件的基础 上，灵活地根据不同归档文件的特点采取相应的整理方法，以实 现整理工作的高效性。比如在整理时可以灵活组件，根据“件” 的确定，规定“件”的大小，灵活根据不同的事由组件；又如对 不同档案盒封面的设计，如在《 规则》中，明确要求在盒脊上 需要分别填写年度、起止件号、盒号等项目，而在实际操作中， 工作人员可以灵活将几个项目整合在一起，或增加某个类别，或 按照自己的分类方法对其重新设计等。 二、归档文件整理的技巧 在整理归档文件时，应在讲究整理原则性的同时，运用以下 技巧来更好地进行归档文件整理工作： （一）遵循档案规律，整理讲究特色 在进行归档文件整理时，首先应遵循档案工作规律，整理时 要讲究自身特色。只有这样才能在遵循其自身的形成特点的基础 上，保持各种归档文件之间的联系，从而实现规范有序又具有自 身特色的文件整理。 比如对那些成套性文件的处理，就不能单纯讲究文书档案 “一事一文”的特性，如果生搬硬套地对其进行平面化处理，就 会导致套性的文件被作为“组件”处理而拆开，就违背了“保持 文件之间有机联系”的档案整理原则和整理规律，就会导致本末 倒置的现象发生。因此，在归档文件的整理中，应首先遵循档案 规律，这样才能在整理上讲究自身整理特色。 在档案管理中，一般的档案都具有 “一事一文”和“一事 多文”的特征，在实际整理归档这些档案时，应根据这些内容特 征，有针对性地将其分开处理，使用千篇一律的整理方法。比如 对“一事一文”的，实行文件级管理，对“一事多文”的要组成 案卷，以保持文件材料的有机联系，并形成自身整理特色。 （二）采取归类方法，有序整理文件 在高校归档文件的整理中，还可以采取归类方法来进行有序 整理文件，因为科学的归类方法，直接关系到归档文件整理的便 利性，更决定到归档文件检索的效率性。 比如针对高校归档文件多而杂，且时间性不同的特点，可以 采用保管期限两分的归类方法来有序进行文件整理，这不仅可以 将烦琐费时的文件整理工作变得简单高效，而且利于控制文件保 管期限，并能有效区分文件本身所含有的保管价值，从而避免档 案室杂乱臃肿。比如将每年需要整理的归档文件按照“永久、定 期”两个期限进行有效归类整理，将有保存价值的归档文件永久 保存，对其他文件进行定期保管，从而实现归档文件的有效分类。 同时，归档文件还可以按照不同的年度来进行归类处理。比 如将文件材料按年度进行有序分开，如按照签发年度、办结年度 及专门年度等将众多的文件进行分类。而对那些跨年度的文件， 应将其归类为办结年度类别。这样归类整理，才能使得整理工作 顺应简化发展趋势，从而提高整理效率。 （三）借助电子技术，促进整理创新 在归档文件整理实践中，工作人员应勇于实践，不断尝试改 革，以促使高校归档文件整理向实用又高效的方向发展，并使得 归档文件整理工作最终吻合自身工作需要。比如在电子信息技术 高度发展的今天，就可以借助电子技术来提高归档工作的效率， 从而有效促进并实现整理创新。 比如利用电子技术实现档案计算机管理和文书立卷计算机 整理等，可以充分利用计算机进行归档文件编号、编目与档案盒 标识，甚至还可以利用计算机进行文件价值初步鉴定、划分归档 文件保管期限，对庞大又复杂的归档文件进行自动分类并为用户 提供检索、查找等。这样不仅可以实现文档管理的办公自动化， 还能为归档文件整理工作带来便利和高效。 只有大胆应用计算机进行归档文件整理，才能有效促进归档 文件整理工作的创新。比如在整理归档文件时，可以利用数据库 将各种文件名称、目录等输入其中，再将归档文件目录设置成为 一级检索工具，这样就可以成功实现数据一次输入，多次输出， 反复利用和对系统内数据资源的一体化管理，从而方便归档文件 的整理与利用，并最终达到快捷、准确、系统检索的目的，从而 减少重复劳动，并实现了整理上的创新。 参考文献： [1]嵇观桦.《归档文件整理规则》系列谈之一：编制原则[J]. 中国档案，2013，（09）. [2]叶建英.学习和实施《归档文件整理规则》需要明确的几个 问题[J].浙江档案，2014，（02）. |
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